Reference / Neziskový sektor / Digitalizace
Digitální osobní asistent pro jihomoravskou organizaci Paspoint
Pro jihomoravskou organizaci Paspoint, která pomáhá osobám s poruchami autistického spektra (PAS), jsme vyvinuli interní systém evidence služeb osobní asistence. Systémem jsme nahradili stávající papírové formuláře a naskočili tak na vlnu digitalizace.
design, vývoj a testování
asistent, klient, zástupce, admin, pracovník
evidence odkudkoliv
Digitální asistent, který
zjednodušuje každodenní život
Paspoint svým klientům nabízí službu osobní asistence. Jedná se o terénní sociální službu, která je v případě Paspointu určena především dětem a dospělým lidem s poruchou autistického spektra.
Osobní asistence umožňuje klientům setrvat v prostředí, na které jsou zvyklí, a podporuje je při činnostech, které nemohou z důvodu své diagnózy vykonávat samostatně. Pomáhá při rozvoji jejich osobnosti, umožňuje uspokojovat jejich sociální potřeby a v co největší míře se je snaží začlenit do společnosti.
Jaké bylo
původní zadání?
Paspoint se na nás obrátil s požadavkem na návrh a vývoj elektronického systému, který by digitalizoval evidenci odvedených služeb osobní asistence s cílem zjednodušit administrativu na straně svých asistentů, administrativních pracovníků Paspointu a v neposlední řadě také klientů, kterým by vznik takového systému poskytl transparentní přehled o čerpaných službách osobní asistence.
Mezi nejdůležitější věci, na které jsme se chtěli soustředit, patřilo:
- Nahrazení papírových formulářů mezi organizací Paspoint a jejími klienty
- Vytvoření prostoru, kde by byly na jednom místě transparentně přístupné informace o vykonaných asistenčních službách
- Dát klientům možnost odvedené služby jednoduchým způsobem schválit, popřípadě vznést námitku
- Usnadnit pracovníkům Paspointu administrativní úkony spojené s výkonem osobní asistence
- Tvorba komunikační platformy pro sdílení aktuálních informací všem zainteresovaným asistentům daného klienta
Výzvy, které jsme
museli vyřešit
Jednou z hlavních výzev bylo zorientování se v problematice služeb osobní asistence a z ní plynoucích specifik. Každá z osob (asistent, klient, zákonný zástupce, administrátor, administrativní pracovník) má v rámci systému evidence své specifické role a stanovené procesy, které bylo nutné dobře identifikovat, popsat a následně zahrnout v rámci designu celého systému.
Další výzvy, s kterými jsme se statečně poprali:
- Odlišná tarifikace odvedených služeb, které jsou jiné o víkendech a státních svátcích. Např. vlastní funkce na výpočet tarifu o Velkém pátku byla také jedním z oříšků.
- Zajištění funkčnosti napříč prohlížeči a mobilními zařízeními včetně podpory IE11, zejména s ohledem na cílovou skupinu z řad klientů.
- Jednoduchý, funkční a snadno pochopitelný design celého systému.
Výsledek:
dva měsíce intenzivní práce
Jednoduchá evidence odkudkoliv. Přístup "mobile first" umožňuje asistentům evidovat službu okamžitě po jejím ukončení. Mají přehled odvedené práce u všech klientů.
Transparentní systém schvalování. Notifikační e-maily zákonným zástupcům, schválení nebo vytvoření námitky přímo z e-mailu, automatická upozornění na nevyřešené výkazy.
Platforma pro sdílení zkušeností. "Nástěnka" pro asistenty, sdílení postupů a triků v rámci výkonu asistence, notifikační zprávy na nové příspěvky, permanentně přístupná dokumentace bez citlivých dat.
Přehledné výstupy pro účtování. Export ve formátu .xls, rozpad na jednotlivé asistenty a klienty, libovolný časový horizont, podklad pro fakturaci služeb.
Co o naší práci
řekl klient
„Týdenní stres je vyřešen v hodinovém bloku. Informace k asistencím jsou permanentně aktuální a k dispozici zainteresovaným. Vstřícná a efektivní spolupráce bez zbytečných kudrlinek. Jsme velmi spokojeni."
Tomáš Dostál
ředitel organizace Paspoint
Reference
klienta
Jak a v čem vám systém změnil práci ve srovnání s předchozím stavem?
Přehledná a jasná administrace schvalování vykonané práce s významně vyšší efektivitou. Hlavní deviza je v úspoře času, a to velmi významně. Nechodíte opakovaně za někým, aby vám dal podpis. Netelefonujete neustále, abyste si domluvili schůzku k předání nebo podpisu. Nejste nervózně naháněni vedoucím, že už vše mělo být odevzdáno.
Systém nástěnky
Zvlášť je třeba zmínit systém nástěnky, který opět na podkladě návrhů našich asistentů přináší permanentní online dokumentaci a přenos informací o uživateli jen pro zainteresované asistenty v době jejich spolupráce s uživatelem. Žádná zbytečná citlivá data, jen praktická komunikace mezi zainteresovanými.
Jaká je zpětná vazba na systém evidence od asistentů?
Nadšeně přijat kolegy asistenty, uživateli (klienty) i administrátory. Koneckonců návrh na něj vyšel od našich asistentů.
Evidujete i zpětnou vazbu od klientů / zákonných zástupců?
Klienti (uživatelé služeb) jsou rádi, že místo složité logistiky podpisů a předání mohou vše vyřešit občasným klikem. Navíc mají přehled neustále k dispozici. I ti, kteří mají z IT mrazení, zpětně s úlevou informují, že to je opravdu jednoduché.
Jak vnímáte následnou spolupráci po spuštění?
Rychlost, vstřícnost a vůle k řešení problémů.
Jak jsme
postupovali
Jak jsme to všechno udělali a co máme zažité při každé implementaci.
Chci konzultaciAnalýza potřeb a scénářů
Zkoumali jsme uživatelské potřeby, kontexty použití a klíčové situace, ve kterých má Paspoint pomáhat. Výstupem byla definice hlavních scénářů a priorit funkcí.
Návrh informační architektury
Navrhli jsme strukturu aplikace tak, aby byla přehledná, škálovatelná a snadno rozšiřitelná. Důraz jsme kladli na logiku navigace a jasné rozdělení jednotlivých modulů.
Prototypování a UX testování
Vytvořili jsme interaktivní prototypy klíčových částí aplikace a ověřovali jejich použitelnost na reálných scénářích. Na základě zpětné vazby jsme návrh iterativně upravovali.
Finální UI a příprava realizace
Navrhli jsme finální vizuální podobu aplikace a připravili podklady pro další vývoj. Řešení je připravené na postupné rozšiřování o nové funkce a integrace.
Použité
technologie
Webová aplikace Paspoint osobní asistent je postavena na PHP a frameworku Symfony s databází PostgreSQL. Aplikace běží v kontejnerizovaném prostředí na Dockeru a je optimalizována pro přístup z mobilních zařízení.